秘書検定３級範囲の問題で、秘書Aのところへ、取引先の秘書からメールが届いた。中身をみたがAには関係の無いものであったため、誤送信されたものだと思われる。この場合、Aはどのように対応するのがよいか。次から適当と思われるものをひとつ選べ。①取引先の秘書に、自分宛に間違えて送られたと思われるメールが届いたと電話をかける。②取引先の秘書に、メールが自分宛になっているが、間違いではないかという内容で返信する。③自分の上司に、取引先の秘書からメールが届いたが、心当たりはないかと確認する。④取引先の秘書は、そのうち送り先を間違えたことに気付くだろうから、特に何もせずそのままにしておく。⑤取引先の秘書の上司に、秘書から自分宛に間違えて送られたと思われるメールが届いたと連絡する。答えは②です。③④⑤が間違いなのはわかるのですが、①がなぜいけないのかわかりません。電話だからですか？
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対策と回答
秘書Aが取引先の秘書から誤送信されたメールを受け取った場合、最適な対応は②のように、メールで取引先の秘書に確認することです。これは、メールが記録として残り、後で参照できるため、誤解や混乱を避けるのに役立ちます。一方、①のように電話で連絡することは、口頭でのコミュニケーションは記録が残らず、誤解や情報の欠落のリスクがあるため、推奨されません。また、③④⑤の選択肢は、上司や取引先の上司に連絡することで、問題を過剰に拡大させる可能性があり、適切ではありません。したがって、秘書Aは、メールで取引先の秘書に確認することが最善の対応となります。
よくある質問
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