給与担当です。今までは交通費が定期の人も定期ではない交通費x出勤日数で支払っていました。しかし会社から見ると無駄になりますので、これを定期代で支払う仕組みに変えたいのです。月末締め、翌月払いですが、どのような運用が適切でしょうか？定期を購入した時点で定期を見せて貰って1ヶ月で買った人なら、また1ヶ月後に確認。6ヶ月分を買った人は6ヶ月後に確認する、という感じでしょうか。本当は定期を買っているのに「定期を買ってない」という人は、定期を買うべきである旨を伝え、1番安い6ヶ月分での支給とすると不正防止になるでしょうか。しかし定期を買うのは業務時間外なので強制はできなさそうに思います。皆さんの会社ではどうされていますか？

定期代で交通費を支払う仕組みに変更する際には、いくつかの点を考慮する必要があります。まず、定期券の購入を確認するための手続きを明確に定めることが重要です。例えば、定期券を購入した後、従業員がその証明を提出することを義務付けることができます。これにより、定期券を購入していないにもかかわらず交通費を請求する不正行為を防ぐことができます。また、定期券の購入を促すために、会社としては定期券の購入を推奨し、その旨を従業員に周知することが必要です。具体的な運用としては、月末締め、翌月払いの場合、定期券の購入を確認した後、その月の交通費を翌月に支払うという方法が考えられます。定期券の購入が確認できない場合は、従業員に再度確認を求めるか、あるいは定期券の購入を促すような対応が必要です。また、定期券の購入は業務時間外であるため、強制することは難しいですが、会社としては定期券の購入が経済的に有利であることを従業員に説明し、購入を推奨することが重要です。多くの企業では、定期券の購入を推奨し、その証明を提出することを求めています。これにより、交通費の支払いの効率化と不正防止を図っています。