毎年同じ時期に同じ内容の会議を運営していますが、マニュアルが無いため毎年その時期が来るたびに四苦八苦してしまいます。会議が終わった後も反省点をまとめようと思うのですが、定常業務に追われているうちに先延ばし、先延ばしで落ち着いた時には「アレ…何にどんなことに苦労したっけ？」となってしまって結局やらず仕舞いです。この業務はここ3～4年私の担当業務となっていますが、毎年こんな感じで来てしまい、今年は上の人から「もう少し要領良く準備できないのか」とチクリと言われる羽目に。周りに同じ業務をしている人もいないのでやはり自分でイチからマニュアルを作りながら反省点を洗い出していくしかないのでしょうか。

毎年の会議準備における効率化のためには、マニュアルの作成と反省点の体系的な管理が鍵となります。まず、マニュアルの作成についてですが、過去の経験を基に、会議の各ステップ（準備、実施、後処理）を詳細に記録することが重要です。これにより、来年の準備において同じ過ちを繰り返さずに済みます。具体的には、会議の目的、参加者、議題、資料作成のポイント、進行の流れ、後処理の手順などを明確に記載します。また、マニュアルはダイナミックに更新可能な形式で作成し、毎年の反省点を反映させることで、継続的な改善が可能となります。

次に、反省点の管理についてですが、会議終了後にすぐに反省点を記録することが重要です。これにより、記憶が新しいうちに問題点や改善点を明確に把握することができます。反省点は、具体的な問題とその解決策、次回の会議での改善点などを含めるようにします。また、これらの反省点はマニュアルに反映させることで、来年の準備に活かすことができます。

さらに、周りに同じ業務をしている人がいない場合でも、同じような業務を行っている他部署の人や、外部の専門家と情報交換を行うことで、新たな視点やヒントを得ることができます。これにより、自分だけでは気づかなかった問題点や改善点を発見することができるかもしれません。

最後に、上の人からの指摘に対しては、具体的な改善計画を提示することが重要です。例えば、マニュアルの作成計画や反省点の管理方法、具体的な改善策などを提示することで、上の人に対して自分の取り組みを理解してもらうことができます。また、定期的に進捗状況を報告することで、上の人に対して自分の取り組みをアピールすることができます。

以上のように、マニュアルの作成と反省点の体系的な管理を行うことで、毎年の会議準備を効率化することができます。また、周りの人との情報交換や上の人への報告を行うことで、さらに効果的な改善が可能となります。