仕事に応募する際、履歴書を提出する必要があります。従来ではコンビニなどのところで履歴書を購入して手書きで記入して提出することが一般的ですが、近年DX化が進んでいる中、パソコンで履歴書作成ツールを利用して、デジタル履歴書を作成してメールで提出することもどんどん多くなっています。
また、パソコンで履歴書を作成して、それを印刷して応募先に提出する人も多くなっている傾向にあります。このような場合、どのように印刷すればよいのでしょうか？両面印刷か片面印刷したほうがよいのでしょうか？
この記事では、パソコンで履歴書を作成して、印刷して提出する必要がある方に、デジタル履歴書の印刷する方法及び提出時の注意事項を解説していこうと思います。
履歴書は両面印刷で大丈夫？
パソコンでデジタル履歴書を作成した後、それを印刷する際、どのように印刷すれば良いのでしょうか？両面印刷して大丈夫ですか？それとも、片面印刷した方が良いのでしょうか？
結論から言えば、応募先の企業から特に指定がない限り、履歴書は片面印刷が推奨されます。
履歴書の片面印刷のメリット
なぜか片面印刷が推奨されるかというと、いくつかの理由が考えられます：
- 情報の可視性： すべての情報が一目で見渡せるため、人事担当者が履歴書を素早く効率的に確認できます。両面印刷の場合、裏面を見落とすリスクがあります。
- プロフェッショナルな印象： 片面印刷は、より整理された専門的な印象を与えます。これは、応募者が細部に注意を払い、プレゼンテーションを重視していることを示します。
- 書類管理の容易さ： 人事部門で履歴書を整理、ファイリング、比較する際に、片面印刷の方が扱いやすくなります。
- 注釈やメモのスペース： 面接官や人事担当者が裏面に注釈やメモを書き込むスペースができます。これは選考プロセスで役立つことがあります。
- コピーと共有の簡便性： 必要に応じて、片面印刷の方が簡単にコピーや共有ができます。両面印刷の場合、裏面のコピー忘れなどのミスが起こる可能性があります。
- 紙の品質と透過性： 薄い紙を使用する場合、両面印刷すると裏面の文字が透けて見える可能性があります。片面印刷ならこの問題を回避できます。
上記のように、両面印刷の履歴書より片面印刷はたくさんのメリットがあります。企業によっては両面印刷を指定する場合もあります。応募先の指示がある場合は、それに従うことが重要です。
履歴書の印刷時の注意事項
現在、履歴書をパソコンで作成してから印刷する必要がある場合がよく見られますね。履歴書を印刷する際、どのようなことに注意を払う必要がありますか？
それでは、次のようなことに注意を払って、応募先に好印象を与えられる履歴書を印刷しましょう。
履歴書用紙の選択
- 白色の上質紙を使用する（A4サイズが一般的）
- しっかりとした厚みのある紙を選ぶ（一般的に90〜110g/m²程度）
印刷品質
- 高品質のプリンターを使用し、鮮明で読みやすい印刷を心がける
- インクの濃さを確認し、薄すぎたり濃すぎたりしないよう調整する
レイアウトと書式
- 余白を適切に設定し、情報が詰まりすぎないようにする
- フォントは読みやすいものを選び、サイズも適切に設定する（一般的に10〜12ポイント）
内容の確認
- 印刷前に誤字脱字や情報の正確さを十分にチェックする
- 日付が最新であることを確認する
複数ページの扱い
- ページ番号を入れる
- ホチキス留めはせず、クリップで留める程度にとどめる
印刷後のチェック
- 実際に印刷された履歴書を確認し、全ての情報が正しく印刷されているか確認する
- 汚れや折り目がないか確認する
証明写真が印刷不要
- 履歴書を印刷する際、証明写真を一緒に印刷しない
- 履歴書を印刷した後、証明写真を印刷後の履歴書に貼り付ける
これらの点に注意を払うことで、プロフェッショナルで印象的な履歴書を作成することができます。応募先の要求や業界の慣習に合わせて適宜調整することも重要です。
履歴書を提出する際の注意点
履歴書を印刷した後、それを応募先に提出する際、いくつかの注意点もあります。
提出方法の確認
- 企業が指定する提出方法（郵送、持参、電子メールなど）を厳守する
- 電子提出の場合、指定されたファイル形式（PDF等）を使用する
提出期限の遵守
- 締切日を確認し、余裕を持って提出する
- 郵送の場合は到着日ではなく発送日の指定に注意する
書類の完全性
- 必要書類（履歴書、職務経歴書、証明書類など）が揃っているか確認する
- ページの順番が正しいか確認する
個人情報の取り扱い
- 個人情報保護の観点から、必要以上の情報を記載しない
- 電子メールでの送信時はセキュリティに注意する
外観と品質
- しわや汚れのない清潔な状態で提出する
- 印刷品質が良好で、全ての情報が明確に読めることを確認する
署名と捺印
- 手書きの署名や捺印が必要な場合は忘れずに行う
- 電子署名の場合は適切に挿入されているか確認する
封筒の選択と記入
- 適切なサイズの封筒を使用し、書類を乱暴に折れないようにする
- 封筒に必要事項（宛先、差出人、書類名など）を正確に記入する
- 封筒に「履歴書在中」と明記する
礼儀と言葉遣い
- 履歴書を郵送する場合、一般的には送付者の名前や送付の意図、封筒の中身を明記する添え状も同封する
- メールの本文では丁寧な言葉遣いを心がける
最終確認
- 提出直前に再度全ての内容を確認し、ミスがないか徹底的にチェックする
TalenCatでデジタル履歴書を簡単に作成
パソコンで履歴書を作成する場合は、TalenCat CV Makerが一番使いやすいツールになると思います。この無料履歴書作成ツールを使うことで、直感的なUIで履歴書を見たままで作成することができますし、生成AIを活用して履歴書作成の効率性をかなり向上することも可能です。
ステップ1: TalenCat CV Makerにログインし、右上の「+ 履歴書を作成」ボタンをクリックして新しい履歴書を作成します。
ステップ2: 次に履歴書の名前を付けて、「作成」または「内容テンプレートから作成」ボタンをクリックします。
- 作成: 完全に空白の履歴書から作成します。履歴書のすべての内容を入力する必要があります。
- 内容テンプレートから作成: 履歴書のサンプルから作成します。自分の状況によって内容は自由に調整します。
ステップ3: 直感的な履歴書エディターに入り、ここで個人情報を入力できます。入力した内容がリアルタイムで右側のパネルに反映されるので、履歴書の様子を確認しながら作業できます。
履歴書の作成・編集が完了したら、履歴書をPDFファイルや画像として簡単にエクスポートできます。
また「オンライン共有」機能をオンにすれば、履歴書のオンラインリンクも取得できるので、そのリンクを使って簡単に他者と履歴書を共有できます。
まとめ
デジタル時代の履歴書作成と提出において、いくつかの重要なポイントがあります。まず、印刷方法については、特に指定がない限り片面印刷が推奨されます。これは可視性、専門性、管理のしやすさなどの面でメリットがあるためです。印刷時には、適切な用紙選択や高品質な印刷、レイアウトや書式への配慮、内容の十分なチェックなどが必要です。
提出時には、指定された方法と期限を厳守し、必要書類をすべて揃えることが重要です。また、個人情報の取り扱いに注意を払い、外観と品質を確認し、礼儀正しい対応を心がけることも大切です。
デジタルツールの活用も効果的で、TalenCat CV Makerなどのオンラインツールを使用すると、効率的に履歴書を作成できます。これらのツールでは、テンプレートの使用、リアルタイムプレビュー、PDFエクスポート、オンライン共有などの便利な機能が利用可能です。
